Netcentrisch werken in het ziekenhuis in tijden van corona: Spaarne Gasthuis en Deventer Ziekenhuis

woensdag, maart 30, 2022

November 2020

Hoe pas je netcentrisch werken toe binnen een ziekenhuis? Zeker in coronatijd is het relevant om te zien wat de netcentrische werkwijze in zorginstellingen heeft opgeleverd. Lars Carree van het Spaarne Gasthuis en Gea Wijn van het Deventer Ziekenhuis delen hun ervaringen. 

Even voorstellen… 

Lars Carree is werkzaam als coördinator van Team Veiligheid in het Spaarne Gasthuis en verantwoordelijk voor de fysieke en sociale veiligheid binnen de zeven vestigingen van het ziekenhuis. In 2017 heeft het ROAZ van Netwerk Acute Zorg Noord West het netcentrisch samenwerken binnen de geneeskundige zorg ingevoerd met LCMS-GZ als ondersteunend systeem. Het Spaarne Gasthuis heeft de implementatie ook direct intern binnen de zeven vestigingen ingevoerd. (Fotograaf: Frank van Beek)

 

Gea Wijn is milieucoördinator in het Deventer Ziekenhuis, dat netcentrisch werken al meerdere jaren toepast. Ook is Gea verantwoordelijk voor het opleiden, trainen en oefenen van de crisisfuncties crisiscoördinator en informatiecoördinator. Gea heeft daarnaast een operationele rol als adviseur crisismanagement in het crisisteam én de operationele teams Zorg en Facilitair van het ziekenhuis. Tot slot heeft Gea een functie als Hoofd Informatie (HIn) bij GHOR IJsselland.

Vertel eens, hoe verloopt informatiemanagement in jullie ziekenhuizen tijdens de coronacrisis?
"Corona is vooral een interne crisis", noemt Lars Carree. "Een voordeel is wel dat alle andere relevante ketenpartners in deze regio ook netcentrisch samenwerken en aangesloten zijn op hetzelfde informatiesysteem. Ook de GHOR is hierdoor snel geïnformeerd. Alle multidisciplinair relevante informatie is beschikbaar: de lezer bepaalt zelf welke informatie van belang is voor de eigen afdeling. In het begin van corona hanteerden we de hoogste fase van het crisisplan, waardoor één beleidsteam en drie operationele teams actief waren. Het Spaarne Gasthuis werkt vanuit zeven locaties en op elke locatie vond een dagstart plaats. Alle afdelingshoofden tonen de actuele situatie op de eigen afdeling in LCMS-GZ. Dit is input voor de operationele crisisteams." 

Gea Wijn legt uit: "Elk team wordt bij ons in het informatieproces ondersteund door een informatiecoördinator. De deelnemers actualiseren voorafgaand aan het overleg de informatie over de eigen afdeling in LCMS op een eigen pagina. Ook kunnen zij knelpunten aanleveren die ze intern op de eigen afdeling niet op kunnen lossen. Vervolgens kunnen de teams voor het overleg kennisnemen van de status van de andere afdelingen van het ziekenhuis. Hierdoor is iedereen goed voorbereid op het overleg." 

"De informatiecoördinatoren van onze operationele crisisteams stellen gezamenlijk een integraal beeld op voor het operationeel team dat twee uur later vergadert", zegt Lars Carree. Op basis van dat beeld wordt samen met de voorzitter de agenda voor het overleg opgesteld. Nadat de operationele teams hebben overlegd komen de informatiecoördinatoren weer bij elkaar om een integraal beeld te vormen voor het beleidsteam. Ook dat integrale beeld wordt met de voorzitter besproken en omgevormd tot een overlegagenda. De volgende dag wordt het hele proces weer over gedaan. 

Welke uitdagingen hebben jullie ervaren tijdens corona, waar de netcentrische werkwijze van meerwaarde was?
"De crisisorganisatie voor corona is veel groter dan eerdere crises", benadrukt Gea Wijn. "Iedereen binnen het ziekenhuis heeft met deze crisis te maken. Er zijn in korte tijd veel mensen extra opgeleid om deel te kunnen nemen aan het informatieproces, ondersteund door LCMS-GZ. In het eerste overleg van het operationeel team was geen ruimte voor oordeels- en besluitvorming en hield men een vragenrondje van een uur. LCMS werd toen niet gebruikt. Bij het tweede overleg hield iedereen zich aan de netcentrische afspraken van het vooraf aanleveren van de informatie. De afdelingen werden nu minder overvallen met de status van andere afdelingen en konden dus beter anticiperen." 

Lars Carree vertelt: "Het Spaarne Gasthuis deelt het interne beeld van de organisatie met omliggende GHOR-regio's en zorginstellingen. Hierdoor kunnen andere zorginstellingen de continuïteit van zorg waarborgen doordat ze kunnen anticiperen op het beeld van onder andere het Spaarne Gasthuis. Voor het Spaarne Gasthuis is dat nog een uitdaging, omdat het ziekenhuis grenst aan een regio die nog niet netcentrisch werkt binnen de geneeskundige zorg. De zorginstellingen in onze eigen regio en andere omliggende regio's werken wel netcentrisch. Het zou mooi zijn als we toe kunnen werken naar meer uniformiteit in de opzet van de actuele beelden. Hierdoor zouden we nog sneller de juiste informatie eruit kunnen halen." 

Hoe kijken jullie terug op het verloop van het interne informatiemanagementproces?
"Ik ben trots op de snelle informatiedeling tijdens corona", geeft Lars Carree aan. "Tijdens corona waren we maximaal opgeschaald waardoor de informatievoorziening erg complex was. Echter, uit een eerste evaluatie blijkt dat informatiemanagement juist heel goed verloopt, terwijl dit meestal, vanwege de complexiteit, een aandachtspunt is." 

Gea Wijn: "In zeer korte tijd zijn veel medewerkers betrokken bij het crisis- en informatieproces, die hier nog geen ervaring in hadden. Desondanks werkte het informatieproces als een geoliede machine. Iedereen had hier zijn aandeel in. Je ziet dat nieuwe dingen direct worden toegepast als mensen het voordeel ervan ervaren." 

Tot slot: wat wil je aan andere zorginstellingen meegeven ten aanzien van netcentrisch werken en ter voorbereiding op een eventuele volgende golf?
"Laten we met z'n allen netcentrisch gaan werken", antwoordt Lars Carree. "Alle regionale overleggen acute zorg, ziekenhuizen, huisartsen(posten), ambulancediensten, GGD'en en ook de verpleeg- en verzorgingstehuizen. Wees open en deel zo veel als mogelijk. Bespreek intern wat je met andere instellingen wilt delen. Bepaal in ieder geval niet voor andere afdelingen of organisaties wat zij willen weten." 

"De implementatie van de netcentrische werkwijze valt reuze mee", vult Gea Wijn aan. "Het crisismanagementproces is al beschreven in het integraal crisisplan en de netcentrische werkwijze is hier ondersteunend aan. Ook ondersteunt de werkwijze het proces van beeld-, oordeels- en besluitvorming."
 

Nieuwsgierig naar netcentrisch werken? Ga eens in gesprek met een collega van het GHOR-bureau en kijk samen wat er binnen jouw eigen organisatie mogelijk is of mail netcentrischwerken@nipv.nl.